Félnünk kell az e-számlától?

Ön hogyan döntött ebben a kérdésben? A hazai vállalkozók többségéhez hasonlóan a hagyományos, papír alapú számlák mellett tette le a voksát? Vagy a bátrabbak táborát erősíti, és már váltott az elektronikus számlázásra?

Az elektronikus számlázás olcsó, hatékony és rugalmas alternatíva a papír alapú számlával szemben, a hazai cégek többsége mégis félve, vagy egyáltalán nem használja ezt a megoldást.

Pedig az Európai Tanács célkitűzése szerint 2013. január 1-jétől az Unió határain belül a papír alapú és elektronikus számlák egyenértékűnek minősülnek. Ennek ellenére sokan még mindig félnek váltani, melynek egyrészt a jogi szabályozottság kiforratlansága az oka, másrészt az emberek nincsenek tisztában az elektronikus számlázáshoz szükséges technikai követelményekkel.

Jelenleg az elektronikus számlák kiállítására kétféle megoldás ismert: egyrészt a PKI rendszerű, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus számlázás, másrészt az elektronikus adatcsere rendszerben (EDI) történő számlázás.

Az e-számlák formátumára, a kézbesítés útjára nincs különösebb rendelkezés, így a használónak nem kell bonyolult szabályokhoz igazodnia. Mégis nagyon kevesen használnak elektronikus számlázást.

Pedig a piacon számos szolgáltató van, aki speciálisan az elektronikus számlázáshoz kialakított rendszert kínál. Ezeknél a rendszereknél csak arra kell figyelni, hogy a választott megoldás megfeleljen a jogszabályokban rögzített feltételeknek, főleg a számlázással kapcsolatos alapelveknek.

Emellett érdemes felkészülni arra is, hogy az adóhatóság az elektronikus számlák ellenőrzésekor a szokásosnál nagyobb figyelmet fordít a számlázó program, illetve a vállalatirányítási rendszer egyes további részeinek (pl. könyvelési modul) vizsgálatára is.

Többek között a Pannon Szoftver Kft. is kínál egy, a kategóriájában egyedülálló megoldást az elektronikus számlázás kezelésére. Az e-számla modult kifejezetten az e-számla szolgáltató (E-számla Zrt., Argeon Kft.) rendszeréhez fejlesztettük ki, ami a számlázó programunkat (illetve vállalatirányítási rendszerünket) köti össze a lánchitelesítő e-számla rendszerével.

A modulról bővebben a weboldalunkon olvashatnak: http://www.helix-software.com/hu-HU/Modulok/E-szamla-elektronikus-szamla.html

A továbbiakban 2013. január 1-jétől lényeges változás várható az elektronikus számlázással kapcsolatos technológiai megoldások terén: az e- számla várhatóan előállítható lesz egyéb informatikai megoldások segítségével, feltéve, hogy a számlázással kapcsolatos alapelveket az adózó bizonyíthatóan teljesíteni tudja. Mindez új lendületet adhat a módszer terjedésének.

Addig is egy biztos, ha megfelelő informatikai megoldást választunk az elektronikus számlázás kezeléséhez, és betartunk minden alapelvet, nincs mitől félnünk.

Elimex és a P@rtner.ERP

Az ELIMEX Kft. tevékenységét illetően a stúdió- és színpadtechnikai kiegészítők forgalmazására, gyártására és javítására koncentrálódik és a skála az egyszerű csatlakozóktól a professzionális mérőműszereken át a hangrendszerek tervezéséig, telepítéséig terjed. A profilba tartozó termékeket számos európai, amerikai és távol-keleti céggel együttműködve illetve azokat képviselve forgalmazzák.

Az ELIMEX Kft-vel történt megismerkedésünk idejében a cégnél használt egyetlen szoftver egy számlázó program volt, melyet 18 évvel korábban vásároltak. Az a tény, hogy ez a számlázó program nem volt képes hálózatban működni és nem tudott export számlát készíteni, igen meghatározó problémává nőtte ki magát. Éppen ezért a cég időt és energiát nem sajnálva keresett megoldást az újításokat gátló akadály elhárítására. Komoly elhatározással vágtak neki a megfelelő program megkeresésének.

A programkeresés során azzal kellett szembesülniük, hogy a legtöbb nagy tudású, fejlett szoftver rendszer nem képes olyan alapszolgáltatások ellátására, melyek használatát és meglétét mindennapi működésük során már megszokták. A modern szoftvereknél szerintük csak nagyon bonyolult lekérdezési folyamatokkal érhetők el azok az egyébként összetartozó adatok, amelyek a pillanatról pillanatra meghozandó döntések nélkülözhetetlen alapadatai. Ráadásul nem lehet ezeket az adatokat csoportosítani, mivel szerkezetükben, működési filozófiájukban messze eltérnek az általuk megszokott és ideálisnak gondolt működési módtól.

Megnézve számos elérhető programot a piacon úgy érezték, hogy az ELIMEX Kft. méretére és működési módjára nincs ajánlat a piacon. Komplexebb információszolgáltatásra és összetettebb folyamatok kezelésére volt szükség, mint amit egy számlázó program nyújtani tud, viszont a nagyvállalatokra szabott vállalatirányítási rendszereknél sokkal rugalmasabb rendszert szerettek volna, olyat, amely figyelembe veszi speciális folyamataikat.

A program utáni elkeseredett küzdelem végén már egyedi szoftver program fejlesztésén gondolkoztak, amikor a Pannon Szoftver Kft-vel találkoztak. Bemutatónk és az, hogy vállalható kompromisszumokkal biztosítani tudjuk az igényeikre szabott szoftvert, meggyőzte az ELIMEX Kft-t.

„A keresgélés évei alatt végig olyan programot kerestünk, amelyik képes hozzánk alkalmazkodni. Amelyik maximálisan kiszolgálja információs elképzeléseinket és nem nekünk kell az életünket alapjaiban megváltoztatnunk azért, hogy használni tudjuk a programot. A hétköznapokat segítő munkatársat kerestünk, nem új basáskodó főnököt!” /Vadász Zsolt – ügyvezető/

Az ELIMEX Kft. az Új Magyarország Fejlesztési Terv keretében pályázott a P@rtner.ERP integrált vállalatirányítási szoftver rendszerre. A pályázati támogatás elnyerését a Pannon Szoftver Kft. támogatta azzal, hogy a pályázatíró céggel együttműködve segített minden fontos lépésben a vállalatnak, valamint a pályázat megnyerése után is nyomon követjük a pályázatos ügyek zökkenőmentes előrehaladását.

Az Elimex Kft-nél a bevezetés legnagyobb és a külvilág számára leglátványosabb sikerét egyértelműen a web áruház és az ERP rendszer összekapcsolásában látják.

FMF és a P@rtner.ERP

Az FMF Kft. 1991. október 15-én alakult. Az 1960-as évek elejéig különböző tulajdonosi szerkezetben malomként üzemelt, majd annak leszerelése után helyette megyei központú állami vállalat két üzeme működött, melyek különféle tartályszerkezeteket és konfekcióipari ruházat gombjait gyártották.

Az 1989-es rendszerváltást követően, 1991.október 15-én önálló, magántulajdonú társasági formává (KFT-vé) alakult át. A megalakulást követően a bekövetkezett piaci átrendeződések miatt folyamatosan csökkent a gombgyártás (műanyag feldolgozás) aránya, és folyamatosan nőtt, meghatározóvá vált a hegesztett szerkezetek, nyomástartó berendezések, tartályok gyártása.

1993-tól részt vettünk a hazai PB piac tartálygyártás igényeinek kielégítésében: főleg 3-100 m3 tartályok tömeges gyártása, autóba szerelhető tartályok gyártása jellemezte tevékenységünket, majd 1995-től állandó fejlesztéssel alakítottuk ki jelenlegi profilunkat. A gyártáshoz szükséges eszközök folyamatosan fejlesztésre, cserére kerülnek cégünknél. Gyártási területünk pedig az évek során folyamatosan bővült, és jelenleg is bővítés alatt áll.

Ügyvezetőnk az interneten keresett olyan szoftvert, amely vonalkódos rendszer használatával könnyítené, és gyorsítaná a logisztikai folyamatokat. Így találtunk rá a Pannon Szoftver Kft. weboldalára. Az ott talált elérhetőségek segítségével megkerestük a cég kereskedelmi igazgatóját, Salga Pétert, aki egy személyes találkozó keretében bemutatta a P@rtner.ERP integrált vállalatirányítási rendszerüket. Mivel a rendszer működésében, és ár-érték arányában is megfelelt az igényeinknek, elindítottuk a folyamatot. Egy pályázat keretében a rendszer bevezetése mellett döntöttünk.

A rendszer kiválasztásában nagy szerepe volt a P@rtner.ERP rendszer rugalmasságának, és testre szabhatóságának is.

Hosszú távú célunk mindenképpen az volt, hogy fokozzuk versenyképességünket. Emellett a rövid távú, konkrét célkitűzésünk, hogy bevezessünk egy integrált vállalatirányítási, mobil vonalkódos és dokumentum menedzsment rendszert. Tudtuk ugyanis, hogy ez mindenképpen szükséges hatékonyságunk növeléséhez. A cég belső ügyviteli folyamatainak hosszú távra jó állapotot, átláthatóságot, továbbfejlesztési lehetőséget biztosít.

Korábban különálló szoftverekkel volt megoldva a különböző szervezeti egységek (raktározás, számlázás, könyvelés) informatikai támogatottsága. A különböző programok megfelelően ellátták a részegységek feladatait, de nehézkes volt az adatok összefésülése.

A fizikai dolgozók saját maguk dokumentálják a rendszerben a projektekre fordított munkaidejüket, nem szükséges egy külön embert terhelni az adminisztrációs munkával.

A P@rtner.ERP segítségével:

• a SARZS azonosítók használatával bármikor visszakereshetők az alapanyag gyártó/szállító cégek.
• a mobil eszközök segítségével, és SARZS azonosítók használatával gyors, hatékony az alapanyag kiadás a projektekhez.
• a Projekt kezelés használatával pontos költség kimutatások készíthetők (bizonylatok, műveleti jelentések, dolgozó jelenléti ívek).
• a hasznosítható hulladék kezelésével kevesebb anyagveszteség.
• a hulladék anyagok értékesítése egyetlen mozgás megvalósításával gyorsan, hatékonyan megoldott.

Az integrált rendszer legfőbb eredménye, hogy az információk naprakészen, összeszedetten lekérdezhetőek. Ez nagyban segíti, és lerövidíti a különböző részlegek napi munkáját.

Mivel a fizikai dolgozók a munkaidejüket saját maguk rögzítik, így az adminisztrátorok mentesülnek a feladat alól, az adatrögzítés ideje jelentősen lecsökkent, így naprakész információk állnak rendelkezésre a projekteken végzett műveletekről.

A Projekt utókalkuláció kimutatás segítségével a projektek költség adatai naprakészen követhetők.

A jövőben egy döntéstámogató rendszer bevezetését tervezzük. Egyéb fejlesztésen, illetve bővítésen egyenlőre még nem gondolkodtunk.

Ramico és a P@rtner.ERP

A társaságot szakmai befektetők, magyar magánszemélyek alapították, a mélyépítésben rejlő piaci lehetőségek kihasználása céljából 1989-ben. Cégünk tevékenységi köre több alkalommal bővítésre került az alapítást követően, végül gázvezeték-építésre szakosodtunk a nagyobb megrendelések alapján.

1993-ban nyitottuk meg irodánkat Budapesten, '95-ben pedig saját telephelyet alakítottunk ki a működéshez szükséges szélesebb körű infrastrukturális háttér biztosítása céljából Budaörsön.
Vállalatunk már a kilencvenes évek elején bekapcsolódott különböző erőműi rekonstrukciós és települési gázhálózatok felújítására irányuló munkákba. Ez lehetővé tette az üzleti tevékenység és az árbevétel gyors ütemben történő bővítését, valamint a hatékony üzleti tevékenységhez szükséges referenciák megszerzését.

Társaságunk jelentős erőfeszítéseket tett a magas szintű kivitelezési minőség biztosítására, ezért 1997-ben az ISO nemzetközi szabvány szerinti minőségbiztosítási rendszert alakítottunk ki. A versenyképesség fenntartása és az erősödő piaci verseny a technológiai kapacitások további fejlesztésére kényszerít minket, mert a magas szintű kivitelezési minőség csak a technológiai folyamat egészében korszerű gépi kapacitásokkal biztosítható gazdaságosan.

Nehézségek a P@rtner.ERP bevezetése előtt:

• Az anyagmozgást korábban papíron vagy excelben vezettük, ami nehézkessé tette az anyagok nyomon követését, illetve a gépek nyilvántartása is nehézkes volt.
• A vezetőség – megfelelő kimutatások hiányában, és mivel az anyagmozgás szinte követhetetlen volt – nem tudta megfelelően áttekinteni a cég teljesítményét.
• Fontos volt nyomon követhetővé tenni a projekteken elvégzett munka költségeit és bevételeit. Így jobban meghatározható a munka jövedelmezősége, mely jobb döntéseket eredményez. Az anyagok és az anyagok bizonylatainak nyilvántartása és nyomon követhetősége is elsődleges feladat.
• Emellett szükség volt egy komplett gépjármű modulra, és mobil vonalkódos technológia alkalmazására.

Fontos szempont volt, hogy a Pannon Szoftver Kft. szinte teljesen mentesített bennünket a pályázathoz kapcsolódó feladatok alól.

A P@rtner.ERP segítségével pontosabb kimutatást tudunk készíteni egy adott projektről, nyereségességéről. Az anyagok könnyebben nyomon követhetők lettek, az anyagokhoz kapcsolódó bizonylatokat könnyen kezelhetővé tette a rendszer. A gépjármű állomány költségét is jobban lehet követni (pl szervizek).

A program használata gyorsítja a munkát, ezzel csökkenti a dolgozók rezsi óradíját, kevesebb túlóra.

A kimutatások alapján jobban látható, hogy a munkafolyamat melyik részén lehet költségeket megtakarítani. Például „egy gép esetében miért volt olyan helyen, ahol nem végeztek munkát”.

A pozitív tapasztalatokból kiindulva a jövőben a terveink között szerepel egy komplett bér modul bevezetése.